Tính năng lời chào tự động cho phép kích hoạt lời chào của công ty trong suốt 24 giờ/ngày. Nó đóng vai trò là trợ thủ đắc lực cho Operater trong những giờ cao điểm, thông qua việc kết nối tự động các cuộc gọi bên ngoài đến các đối tượng cần gặp. Ngoài ra, các thông tin về ngày giờ làm việc cũng được thông tin đến người gọi vào.
Tối ưu với menu chính gồm 2 cấp độ và 10 chọn lựa trên một cấp độ.
Các chọn lựa cho người gọi vào:
- Tự quay số nội bộ (Người gọi vào sẽ được yêu cầu quay số nội bộ mà họ cần gặp)
- Chuyển cuộc gọi đến số nội bộ đã được chỉ định sẳn
- Chuyển cuộc gọi đến Operator
- Nghe thông tin về công ty
- Để lại tin nhắn (người gọi vào sẽ được yêu cầu để lại tin nhắn)
- Hộp thư thoại cá nhân(Người gọi vào sẽ tự động kết nối vào hộp thư thoại được chỉ định sẵn)
- Hộp thư thoại chung
- Chấm dứt cuộc gọi (kích hoạt chạy lời chào “tạm biệt” và giải tỏa cuộc gọi)
- Menu con (menu con có thể cung cấp 10 lựa chọn – số từ 0 đến 9 – tương ứng với các tính năng được chỉ định sẵn).
Lời chào tự động đa cấp (Multiple Automated Attendant)
Lời chào tự động đa cấp là một hệ thống gồm một lời chào cơ bản cộng thêm nhiều tính năng mới và nổi bật như là:
- Lời chào đa ngôn ngữ: hỗ trợ đến 4 ngôn ngữ,
- Cùng một thư mục có thể thay đổi với 4 ngôn ngữ khác nhau
- Hỗ trợ đến 5 thư mục khác nhau
- Có đến 5 lời chào tự động khác nhau trên cùng hệ thống,
- 3 cấp độ với 10 chọn lựa trên cùng một thư mục
- Hướng cuộc gọi đến lời chào tự động dựa trên các số trực tiếp (DDI và CLI).
Cấu trúc của một thư mục (tree) gồm:
Hệ thống Call Center
Hệ thống OmniTouch Call Center Office của Alcatel-Lucent cung cấp một giải pháp chuyên nghiệp cho việc quản lý và phân phối các cuộc gọi vào. Nó cho phép mọi cuộc gọi vào được kết nối dễ dàng và nhanh chóng tới dịch vụ viên tương thích.
Nó đưa ra các tính năng hàng chờ (call queuing) và chuyển cuộc gọi một cách năng động, nhằm mục đích quản lý tối ưu lưu lượng gọi vào lớn và cũng đảm bảo chất lượng dịch vụ cho người gọi vào. Điểm đặc biệt của hệ thống OmniTouch Call Center Office của Alcatel-Lucent là rất dễ cài đặt, cấu hình và sử dụng, nhờ vào giao diện đồ họa thân thiện.
Giải pháp này không chỉ đơn giản là phục vụ cho việc định hướng cuộc gọi mà nó còn tối ưu chất lượng phục vụ khách hàng của công ty.
Giải pháp tổng thể bao gồm:
- Agent Assistant: đây là một ứng dụng chạy trên PC hỗ trợ đắc lực cho các giao dịch viên
- Bàn console giám sát: giám sát theo thời gian thực và cung cấp cho giám sát viên thông tin về cấp độ phục vụ và lưu lượng.
- Statistics Manager: ứng dụng này cung cấp thông tin tổng thể về lưu lượng và thông tin cuộc gọi chứa trong hệ thống.
Hộp thư thoại (voice mail)
Hệ thống voice mail của tổng đài Alcatel-Lucent OmniPCX Office được tích hợp sẵn trong hệ thống. Từng hộp thư thoại đơn lẻ sẽ được cài đặt một cách tự động trên hệ thống và cho tất cả các điện thoại. Người sử dụng có thể truy cập đơn giản bằng việc điền vào username và password. Bên cạnh đó, người sử dụng cũng có thể truy cập hộp thư thoại từ xa bởi vì tổng đài OmniPCX Office hỗ trợ giao thức VPS.
Tính Năng
- Mailbox được tạo tự động cho tất cả user.
- Tự động tạo phím nóng voice mail trên các điện thoại digital và điện thoại IP.
- Tự động chuyển hướng cuộc gọi đến mailbox khi không trả lời hoặc bận máy.
- Quản lý hộp thư,
- Thể hiện danh sách các tin nhắn.
- Có thể truy cập trực tiếp 1 tin nhắn bất kỳ trong danh sách.
- Có thể thực hiện thao tác lưu giữ hay xóa tin nhắn trước hoặc sau khi nghe.
- CLI call back: tự động quay lại số của người gọi đến (nếu tổng đài có tính năng CLI)
- Có thể gởi lại một bản sao của tin nhắn.
- Thu âm trực tiếp
- Thông tin đàm thoại có thể lưu trữ trong mailbox,
- Có thể cấu hình các phím nóng và số người được phép sử dụng tính năng này.
- Màn hình
- Có thể lắng nghe trong lúc người gọi vào để lại tin nhắn.
- Có thể cắt ngang và nói chuyện với người đó cùng lúc.
- Sử dụng mailbox theo hướng dẫn trên màn hình.
- Có thể chọn chế độ im lặng, hoặc chế độ lời thoại hướng dẫn.
Dung lượng Voice mail
Tổng đài OmniPCX Office có voice mail cơ bản với 2 cổng và 60 phút lưu trữ.
Dung lượng này tương thích cho 30 người sử dụng (trung bình mỗi người sẽ có 2 phút lưu trữ).
Dung lượng của voice mail và số cổng có thể mở rộng thêm theo yêu cầu cụ thể của từng khách hàng. Cụ thể như sau:
-
Tối đa 8 cổng.
-
4 giờ lưu trữ (phải có card XMem 128 hoặc ổ đĩa cứng).
-
8 giờ lưu trữ (với ổ đĩa cứng)
-
200 giờ lưu trữ (với ổ đĩa cứng)